La semana pasada te hablaba de las 10 Reglas de Oro en la gestión del tiempo. Una de ellas es identificar y controlar a los ladrones de nuestro tiempo. Si eres de los que te quejas de que no tienes tiempo suficiente, de que los demás te quitan el tiempo. Si eres de los que vive con la sensación de no llegar a tiempo, de no poder con todo lo que tienes que hacer, si no puedes desconectar de tu trabajo, si trabajas más de 8 horas diarias y sientes que los resultados no son acordes al esfuerzo, es bastante probable que estés bajo el influjo de uno varios ladrones del tiempo.

Los ladrones del tiempo secuestran nuestro tiempo porque nos sacan de la tarea que estamos realizando, y teniamos programada para lograr nuestros objetivos, y nos llevan por un laberinto inacabable de tareas no prioritarias, no importantes, intrascendentes muchas veces y que nos alejan de nuestra meta. Los ladrones del tiempo son los secuestradores del vuelo que estábamos pilotando para llegar a nuestra meta, controlan nuestro tiempo en vez de controlarlo nosotros.

Hay muchos ladrones del tiempo, yo te voy a hablar de los 9 más importantes, que para mi nos acechan hoy en día. Algunos de ellos son internos, tiene su origen dentro de nosotros (cronófobos internos) y otros son externos se originan fuera de nosotros (cronófobos externos), aunque la actitud que tenemos hacia ellos es algo que siempre está en nuestro interior.

A/ CRONÓFOBOS INTERNOS
– Tráfico mental
– Indisciplina que dar lugar a la improvisación
– No saber decir que NO

B/ CRONÓFOBOS EXTERNOS
– Interrupciones
– Llamadas, mails
– Desorden
– Redes sociales, internet
-Viajes, desplazamientos y esperas
– Reuniones innecesarias, incontroladas, improductivas

Nuestra misión diaria será controlar a estos ladrones del tiempo y para ello tendremos que realizar 3 acciones:

1.- Identificar: ¿Qué ladrón o ladrones me asaltan con más frecuencia, de dónde vienen, cuándo aparecen, cómo aparecen?

Realiza un registro durante 15-21 días para identificar que ladrones se repiten más en tu vida, dando respuesta a las preguntas anteriores.

2.- Comprender: Tomar consciencia de cómo me afectan esos ladrones que he identificado, en qué me influyen y por qué.

Por ejemplo, si mi ladrón es el tráfico mental me puede estar afectando al sueño, a la concentración. Puede ser que descubra que pierdo más de 10 horas a la semana rumiando recordatorios en mi cabeza que me distraen de hacer las tareas importantes. Y puede que me de cuenta por primera vez que mi tráfico mental se debe a una sensación de inseguridad, a una necesidad de control excesiva.

3.- Contener: Establecer un programa de contención para prevenirlos y para ahuyentarlos.

Los ladrones del tiempo en cifras

Los ladrones del tiempo en cifras

En este primer post te hablare de los ladrones del tiempo internos y de las estrategias a utilizar para atraparlos y mantenerlos bajo control.

1.- Tráfico Mental

¿Te encuentras a menudo en tu cabeza cosas como éstas?:“ Tengo que hacer…..”, “Tengo que acordarme de …..”, “Mañana tengo que….” “Que no se me olvide que….” ¿Qué era lo que tenía que recordar para mañana?

¿De repente te asaltan dudas sobre si se te ha olvidado algo importante, o recuerdas súbitamente que tenias que hacer algo y se te ha olvidado? ¿Estas en casa o en tus ratos de ocio y descanso recordando cosas que tienes que hacer del trabajo, o viceversa?

Si este es tu caso estás bajo la influencia del tráfico mental, ese rum, rum que se aloja en nuestras cabezas y no nos deja en todo el día.  El tráfico mental supone un esfuerzo mental permanente para recordar tareas, citas, obligaciones, etc., que ocupa nuestra actividad cerebral, y por tanto nuestro tiempo, consumiendo una energía que podríamos liberar si lo que necesitamos recordar está registrado en un soporte externo, y seguimos un sistema de gestión del tiempo que incluya un sistema de registro integrado (calendario de citas, lista de tareas, contactos, archivó información/documentación).

Todo lo que sacamos de nuestra cabeza a un soporte de registro externo disminuye nuestro nivel de tráfico mental, libera espacio en nuestra mente, libera tiempo y nos aporta una mayor seguridad y sensación de control. No recuerdes, registra, evitarás el tráfico mental.

2.- La indisciplina

¿Cada uno de tus días es una improvisación constante? ¿Cambias con frecuencia lo que tenías programado hacer? ¿Te encuentras saltando de una tarea a otra?

La gestión del tiempo es un hábito y exige disciplina, funcionar con una serie de rutinas periódicas que nos liberan la mente de pensar que hacer en cada momento o recordar lo que tenía que hacer nos permite vivir con la sensación de controlar nuestro tiempo.  Las rutinas periódicas que yo considero claves para evitar la indisciplina son:

1º. Prioriza: Primero siempre lo importante, es decir, las actividades y tareas de nivel 1 Que son las que nos acercan a nuestra meta.

– Identificar y agendar las Tareas Clave que son las relacionadas con los 3-4 objetivos a lograr en el día, no quieras abarcar más.

-Sitúa esas tareas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti.

-No permitas que ninguna otra tarea, actividad o interrupción la relegue o estorbe

-Acométela con una actitud positiva, concentración y deleite.

2º.- Identificar las Tareas Repetitivas (Devolver llamadas, Chequear el Email, leer documentos, trabajo administrativo, archivo de documentos,).

Son esas actividades que queramos o no, hacemos y repetimos sistemáticamente todos los días. Piensa en tu día a día cuáles se repiten y cuáles no y asignarles un tiempo diario y acotado en tu agenda.

– Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde no necesitas estar al 100% concentrado
– Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción, lo que supone hacerlas cuando te apetece, te cuadre, te aburres, etc.
– Asignales un tiempo x al día o a la semana, que sea el menor posible pero te permita mantenerlas a raya y cumplir.

Por ejemplo, establece que de lunes a viernes voy a chequear el mail y contestar mail solo 3 veces al día durante media hora: a primera hora del día, a la mitad de mi jornada y al final de la jornada.

3.º- Crea y ten a mano una lista de tareas pendientes diaria y semanal

Vete anotando las que vayan surgiendo en la lista semanal y cada día revisada para pasar las que sean prioritarias o clave a la lista del día y agenda

4º.- Reflexión antes de acción:

– Planifica el día antes: Dedica unos 15 minutos al final del día para revisar lo que ha quedado sin hacer, la lista de tareas pendientes del día y de la semana para determinar cuales serán las que tienes que realizar al día siguiente y agenda

– Revisa la agenda al empezar el día: Al iniciar el día vuelve a revisar rápidamente la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres minutos bastarán para cerciorarte que el “mapa” está bien trazado y que es momento de ponerse en marcha.

5º.- No procrastinar. En este post puedes encontrar 7 estrategias para acabar con la procrastinación.

3.- No saber decir NO, la trampa de la actividad. 

Nos pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos
o “apagando fuegos”. Diciendo SI por miedo a lo que dirán si decimos No, o sintiéndonos culpables por decir NO  o por no hacer.

La trampa de la actividad antepone la ejecución al objetivo, “el hacer al para qué hacer”. La actividad es necesaria, pero será valiosa o inútil según sea su aporte a los objetivos.

Para no caer en esta trampa tienes 3 caminos que recorrer:

  • Parate a reflexionar y preguntate ¿Por qué digo SI cuando quiero decir NO? y ¿Cómo me siento cuando digo NO?
  • Bucea en tu interior y localiza cuales son los Impulsores de tu personalidad porque en ellos encontrarás muchas de las respuestas a las preguntas anteriores y además te darán pistas de como empezar a cambiar.
  • Trabaja tu asertividad para aprender a decir No sin experimentar malestar. En este post tienes varios consejos para hacerlo.

En un próximo post abordare el resto de ladrones del tiempo que tienen su origen en factores externos. Mientras tanto te deseo suerte en tu primera misión de atrapar a tus ladrones del tiempo internos. Cuéntame tus resultados, logros y dificultades y te daré feedback para que mejores en tu empeño.

 

 

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