Una de las habilidades clave para liderar con efectividad, y para una buena gestión del tiempo, es saber delegar con efectividad.

Para poder asumir nuevas responsabilidades, involucrarnos en nuevos proyectos, comprometernos en nuevas tareas, necesitamos dejar otras atrás, y a menos que podamos dejar de hacerlas sin que ello impacto negativamente en nuestros resultados, la única opción es delegar.

Delegar tiene importantes beneficios:

  • Nos permite invertir nuestro tiempo y concentrarnos en las tareas en las que aportamos más valor
  • Nos facilita la distribución de la carga de trabajo de una forma equilibrada entre las distintas personas del equipo o la organización.
  • Es una de las vías más efectivas para desarrollar a nuestros colaboradores, para llevarlos al siguiente nivel.
  • Aumenta el compromiso de nuestros colaboradores, porque se siente parte del trabajo y de los resultados, además de dignos de confianza.

Sin embargo delegar no es tarea fácil, requiere de mucha planificación, mucha paciencia, confianza en las capacidades de los demás, desapego hacia nuestras tareas, y perder el miedo a que otros las hagan mejor que nosotros. La delegación es más un proceso que un acto. Un proceso que implica un trabajo de autoconocimiento y autorregulación, una adecuada planificación, tomar las decisiones correctas, y realizar un buen seguimiento, hasta asegurarnos de que hemos delegado eficazmente.

Quiero compartir contigo 7 pasos para una delegación efectiva, que son fruto de mi experiencia liderando equipos:

1.-Definir QUÉ hay que hacer y QUÉ se quiere lograr: el objeto de la delegación

Delegar no es mandar, no es pedirle a otro que haga algo de forma puntual, o quitarnos un muerto de encima. Delegar exige criterio, sentido y estrategia.

El primer paso para delegar es definir con mucha exactitud que tareas o funciones quiero delegar, que acciones concretas debe desarrollar la persona en quien voy a delegar para ejecutar adecuadamente esa delegación, y tener claro lo que se quiere lograr con ella. Es muy importante que la persona en quien se delega sea consciente del objetivo de la delegación, del para qué, del propósito.

2.-Elegir a la persona adecuada para encargarse de la tarea.

Muchas veces delegamos en quien tenemos más a mano, en quien nos solemos apoyar más, o con quien mejor nos entendemos. Otras nos empeñamos en delegar en alguien porque le vemos potencial, o porque consideramos que tendría tiempo o capacidad para asumir esas tareas.

Tampoco solemos tener en cuenta el nivel de preparación y de motivación que la persona en quien delegamos tiene para asumir esas nuevas tareas. La combinación de ambos factores es clave para tomar decisiones en cuanto a si delegar o no, y el grado o la forma de delegación.

Conocer la carga de trabajo que ya asume nuestro colaborador, y la que tendría que asumir con la delegación es otro factor importante, porque no tener tiempo por demasiada carga de trabajo es un elemento desmotivador a la hora de asumir nuevas responsabilidades.

3.-Asegurarse de que la persona entiende perfectamente el contenido de la delegación

Cuando delegamos se suelen producir muchas distorsiones comunicativas, debido a la disparidad de mapas mentales en juego. Como yo veo y entiendo las cosas, no es como lo hacen otros. Es importante tener en cuenta esto para comunicar a nuestros colaboradores exactamente lo que queremos y como, poniéndonos en su lugar. Debemos comprender que nuestro colaborador no es como nosotros, que no lleva tanto tiempo realizando la tarea como nosotros, que no sabe lo que nosotros acerca de la misma. Hay que ser preciso, claro y detallar bien las cosas. Al final un proceso comunicativo de delegación no debemos conformarnos con un simple si tras ¿Lo has entendido? ¿Lo tienes todo claro? Para asegurarnos de que la otra persona lo ha comprendido todo correctamente, lo mejor es pedirle que reproduzca con sus palabras todo lo que le hemos transmitido, o bien realizarle preguntas muy específicas y concretas sobre lo hablado.

Debemos ser claros también en cuanto a los plazos de ejecución de la tarea, los indicadores de resultados y logros, y las pautas se seguimiento y supervisión. Así como los principio y límites a la hora de tomar decisiones al respecto de las tareas delegadas.

3.Explicar por qué necesita hacerse

Las personas necesitan entender porque se delega una tarea concreta, y porque se delega en ellas en particular. Lo primero da sentido a lo que tienen que hacer, y lo segundo refuerza sus capacidades y su confianza. Además sirve para evitar disfunciones en los equipos, pues si estas cosas no se explican adecuadamente las personas en quien se delega pueden pensar que se las está sobrecargando de trabajo frente a otras.

4.Aportar las claves y recursos para que pueda hacerse

Uno de los mayores errores a la hora de delegar es suponer que una persona se va hacer cargo de una forma totalmente autónoma de una nueva tarea en poco tiempo. Si queremos ser realmente efectivos al delegar debemos tener en cuenta que una buena delegación necesita recorrer 5 niveles, según señala Michael Hyatt:

-Nivel 1: Instrucciones precisas de qué realizar y como realizarlo exactamente

Al iniciar un proceso de delegación es importante ser muy preciso en cómo se quieren las cosas, y cómo deben hacerse exactamente, y transmitírselo a la otra parte para que las ejecute en los mismos términos.

-Nivel 2: Incentivar la búsqueda de opciones de cómo realizar la tarea y valorarlas

Una vez el colaborador haya ejecutado correctamente la tarea en la forma indicada, se puede aumentar el nivel, solicitándole que investigue y piense en otras alternativas para llevarla a cabo, y que aporte nuevas perspectivas. La idea es que el colaborador las comparta con nosotros para poder evaluar su capacidad de resolver, de idear opciones, de comprender la tarea y el objetivo en toda su extensión. En este nivel la decisión la seguiremos tomando nosotros.

-Nivel 3: Pedir consejo

En este nivel, se le solicita al colaborador que aporte su opinión, su recomendación de la alternativa o forma de ejecutar la tarea o tomar la decisión más adecuada, en función del análisis e investigación previamente realizada y compartida. Esta fase nos sirve para conocer el grado de iniciativa, decisión, autonomía, buen criterio y juicio de nuestro colaborador. Nuestra labor en este nivel es confirmar o rechazar la propuesta del colaborador.

-Nivel 4: Decidir y reportar

Una vez que hemos comprobado que nuestro colaborador sabe buscar información y analizarla para tomar decisiones, y que toma las decisiones correctas, ya está en condiciones de pasar al nivel de decidir sobre la tarea o función delegada. Para asegurarnos de que se están tomando las decisiones adecuadas en este nivel pediremos que nuestro colaborador nos mantenga informados de las mismas, que nos reporte.

-Nivel 5: Decidir y no reportar

En base a los reportes del nivel anterior sabremos si podemos confiar plenamente en el criterio de nuestro colaborador. En este nivel se van distanciando cada vez más los reportes, y se van limitando según nivel de complejidad o responsabilidad, hasta llegar a un momento en que nuestro colaborador decide totalmente y no reporta.

Este proceso de delegación incremental permite al colaborador ir haciéndose con la tarea poco a poco, manteniendo sus niveles de confianza y seguridad. Ademas facilita al líder el proceso de pérdida de control que se experimenta al delegar, al ir soltándolo de forma gradual, lo que le ayuda también a estar más seguro y confiado.

5.Establecer indicadores de resultados y plazos de seguimiento y vencimiento

Como ya he señalado más arriba, delegar bien implica establecer con claridad y concreción cuales son los plazos de vencimiento de la tarea, así como los indicadores de resultados a obtener con la misma. Sin ellos nadie estará seguro de que las cosas están saliendo bien, y seguiremos apegados al control de la tarea, que impedirá que disfrutemos de los beneficios de la delegación.

A fin de evitar errores insalvables, y de conocer como se desenvuelve nuestro colaborador con la nueva tarea, y de aportarle seguridad, es importante también fijar unos plazos de seguimiento, para evaluar el grado de avance de nuestro colaborador. Esto entre otras cosas evitará también que estemos interrumpiendo constantemente con controles, que al final nos cargan de trabajo y limitan la libertad y el desarrollo de nuestro colaborador.

6.Evitar la delegación hacia arriba

Una de las mayores trampas de la delegación, y también de la gestión del tiempo, es la delegación hacia arriba. Esto implica que la persona en la que hemos delegado una tarea, acude a nosotros para que tomemos una decisión respecto a ella, para que resolvamos, o para que la ejecutemos porque no puede, no sabe, no tiene tiempo, etc. Al final lo que habíamos delegado nos vuelve de rebote y lo acabamos haciendo nosotros. Y aquí suele haber una doble responsabilidad, la de nuestro colaborador por no asumir las tareas encomendadas, y la nuestra por permitírselo.

Son muchos los patrones inconscientes que nos hacen caer en la delegación hacia arriba: impulsores de la personalidad como “se fuerte” “date prisa”, “complace”; creencias como “yo lo hago más rapido y mejor”, “al final pierdo menos tempo realizándolo yo que explicándolo para que lo haga otro”, “las personas no quieren asumir responsabilidades o más trabajo”, etc.

Evitar la delegación hacia arriba exige mantener alta nuestra consciencia para evitar comportamientos reactivos que nos impiden delegar efectivamente. Una de las formas más eficaces es utilizar preguntas que ponga la pelota en el tejado de nuestro colaborador de nuevo. ¿Qué harías tu? ¿Cómo lo harías tu? ¿Qué te impide hacerlo? ¿Qué necesitarías para hacerlo?

7.Proporcionar feedback

En las sesiones de seguimiento la herramienta más eficaz es el feedback. Son la oportunidad perfecta para analizar los progresos y ofrecer pautas de mejora si fuera necesario.

La clave es que estas sesiones sean más frecuentes al principio, y se vayan distanciando en el tiempo a medida que el colaborador va subiendo de nivel en el proceso de delegación.

Estas sesiones son perfectas para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar, que ha aprendido el colaborador, que cosas nuevas ha aportado, que valor está aportando a la tarea, cual ha sido su evolución desde que asumió la responsabilidad.

“Delegar te permite crecer como líder y hacer crecer a tus colaboradores” Si quieres una plan de acción para delegar, déjame un comentario en este post,  te envió la herramienta que utilizo.

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